Administrasi Perkantoran

ADMIISTRASI PERKANTORAN SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN

Sekolah Menengah Kejuruan Alkhoeriyah yang  beralamatkan di Jl. Raya Manonjaya No. 34 É(0265) 381548 E-mail smkalkhoeriyah@rocketmail.com

Ciherang Cibeureum Kota Tasikmalaya, yang mempuyai beberapa kejuruan diantantaranya adalah bidang keahlian bisnis manajemen, teknologi informasi dan komunikasi.

Dibidang keahlian manajemen salah satunya adalah jurusan Administrasi Perkantoran.

Administrasi Perkantoran merupakan salah satu jurusan yang ada di Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Al-khoeriyah, yang berhubungan dengan segala jenis pekerjaan administrasi kantor.

1. Pengertian Administrasi Perkantoran

1.1 Pengertian Administrasi

Secara etimologis administrasi berasal dari bahasa latin yang terdiri dari kata Ad yang artinya intensif dan menstraire yang berarti to serve (melayani).

Administrasi adalah suatu proses yang pada  umumnya terdapat pada semua usaha yang besar atau yang kecil atau administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh kelompok orang dalam kerjasama mencapai tujuan tertentu.

1.2   Pengertian Kantor

Istilah kantor berasal dari bahasa Belanda yaitu “Kantoor” yang di dalamnya memiliki beberapa pengertian, di antaranya ada yang diartikan sebagai tempat/ruang untuk melakukan pekerjaan tulis menulis, badan usaha/instansi, atau gedung yang menjadi pusat kegiatan ketatausahaan.

2. Jenis – Jenis Pekerjaan Kantor

2.1  Pekerjaan Kantor yang bersipat ketatausahaan

Pekerjaan Kantor yang berhubungan dengan tulis menulis seperti:

ü Pengisian formulir;

ü Penanganan surat masuk dan keluar;

ü Pengetikan;

ü Pengarsipan dokumen-dokumen penting;

ü Pengurusan keuangan;

ü Penggandaan;

ü Pembuatan laporan;

ü Pengurusan perlengkapan kantor.

2.2  Pekerjaan Kantor yang tidak bersifat ketatausahaan

Pekerjaan kantor yang tidak berhubungan dengan kegiatan tulis-menulis seperti:

ü Penerimaan tamu;

ü Penerimaan telepon;

ü Keamanan.

3.   Pengertian Arsip dan Kearsipan

3.1    Pengertian Arsip

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan dalam pelaksanaa kehidupan masyarakat berbangsa dan bernegara yang disimpan secara teratur, berencana karena mempunyai kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

Syarat-syarat arsip adalah sebagai berikut:

1.      Kumpulan warkat menurut filling system tertentu;

2.      Sebagai alat bukti atau nilai guna;

3.      Disimpan secara teratur;

4.      Pada saat dibutuhkan dapat ditemukan kembali.

3.2    Jenis-jenis arsip

a.    Dari segi bentuk fisik

ü Berbentuk lembaran;

ü Tidak berbentuk lembaran (rekaman, mikro film, dan lain-lain).

b.    Dari segi masalah

ü Financial record;

ü Personnel record;

ü Sales record;

ü Inventory record;

ü Production record.

c.    Dari segi kepemilikan

ü Arsip lembaga pemerintah;

ü Arsip instansi swasta.

d.    Dari segi fungsi

ü Arsip dinamis;

ü Arsip statis.

3.3     Nilai Guna Arsip

ü NIlai Informatif;

ü Nilai Yuridis (hukum);

ü Nilai Ilmiah;

ü Nilai Histori.

3.1  Pengertian Kearsipan

Kearsipan adalah proses, penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan, perawatan, penyimpanan warkat menurut sistem tertentu agar suatu saat bila dibutuhkan dapat ditemukan kembali.

Ruang lingkup kearsipan meliputi:

ü  Penciptaan dan penerimaan warkat;

ü  Penngumpulan dan pengaturan warkat;

ü  Pengendalian warkat;

ü  Pemeliharaan dan perawatan warkat;

ü  Penyimpanan warkat;

ü  Pemusnahan warkat.

3.2  Jenis Perlengkapan Filling System

Secara umum perlengkapan kearsipan yang digunakan untuk pengurusan arsip adalah:

ü Guide dan folder

Guide adalah sekat penunjuk karton yang berfungsi sebagai pembatas kelompok sekaligus sebagai folder yang ada dibelakangnya.

Folder yaitu berkas lipatan yang biasanya dibuatv dari kertas tebal atau plastik tebal untuk menyimpan arsip.

ü Filling Cabinet (lemari arsip)

Filling cabinet adalah alat yang digunakan untuk menyimpan warkat bentuk lemari yang terbuat dari kayu, alumunium atau dari baja yang tahan air.

ü Rak sortir

Rak sortir berguna untuk memisah-misahkan surat atau warkat yang diterima, diproses, dikirim atau disimpan kedalam folder masing-masing.

ü Kartu indek

Kartu indeks adalah kartu yang digunakan sebagai alat untuk memudahkan penemuan kembali arsip. Kartu arsip biasanya disimpan pada laci tersendiri yang disebut laci kartu indek.

3.3  Prosedur Filling System

Untuk menjamin kecepatan dan ketepatan penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disimpan, maka terlebih dahulu perlu dilakukan beberapa langkah diantaranya:

ü Memeriksa tanda pelepas (release mark);

ü Membaca warkat untuk menetapkan judul surat;

ü Pemberian kode;

ü Pembuatan lembaran penunjuk silang;

ü Pembuatan folder;

ü Routing Slip (lembar beredar);

ü Penggolongan warkat;

ü Penyimpanan warkat.

3.4  Macam-macam filling system

Pada dasarnya di Indonesia dikenal 5 macam filling system:

ü Filling system abjad

Filling system abjad adalah penyelenggaraan sistem kearsipan berdasarkan abjad alphabet, disusun mulai dari A samapi Z.

ü Filling system masalah

Filling system masalah adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan masalah atau pokok isi surat.

ü Filling system tanggal

Filling system tanggal adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan tahun, bulan dan tanggal yang dijadikan sebagai kode. Dalam ketentuan tahun sebagai subjek, bulan sebagai sub subjek, dan tanggal sebagai sub-sub subjek.

ü Filling system wilayah

Filling system wilayah adalah sistem kearsipan yang berdasarkan wilayah dengan berpedoman pada daerah atau alamt surat.

ü Filling system nomor

Filling system nomor adalah sistem kearsipan yang didalam penyimpanan dan penyusunan surat atau warkat dengan memakai nomor secara berurutan mulai dari nomor kecil sampai nomor besar.